Aikataulut, tehtävät, työnjako, deadlinet ja muuttuvat tarpeet. Kuten monissa työpaikoissa, myös markkinointialalla projektit sisältävät paljon liikkuvia osia. Myös tiimit ovat usein isoja, minkä vuoksi on tärkeää, että jokainen tiimin jäsen tietää oman roolinsa sekä työtehtävänsä.
Projektipäälliköt ja -koordinaattorit huolehtivat siitä, että kaikki palaset löytävät paikkansa, jotta lopputuloksesta saadaan toivotunlainen. Ja siksi heitä tarvitaan.
Projektipäällikön pöydällä on usein iso kasa asioita, joita tulee hallita samanaikaisesti huomioiden samalla muuttuvat tilanteet ja tarpeet. Projektipäällikkö on ikään kuin asioiden kassakaappi: se, joka muistaa kahden viikon takaisessa palaverissa sovitut asiat sekä se, joka säilöö hautumaan jätetyt ideat myöhempää käyttöä varten. Tämä helpottaa tiimin työskentelyä ja vapauttaa aikaa ja resursseja luovan työn tekemiselle, kun joku muu huolehtii käytännön asioista ja aikatauluista.
Onnistunut projektinhallinta vaatii jatkuvaa hereillä olemista. Koordinointitaidot kehittyvät ajan myötä, mutta proikkarin kannattaa huomioida muutama tärkeä asia päivittäisessä tekemisessä:
1. Kerro ja kuuntele
Hyvä kommunikaatio on kaiken A ja O. Kerro tarpeet, aikataulut ja deadlinet selkeästi tiimille ja pidä myös asiakas ajan tasalla projektin etenemisestä Kirjoita ylös asioita, vaikka uskoisitkin muistavasi ne. Tämä vapauttaa muistikapasiteettia, ja näin myös keskittyminen parantuu.
2. Priorisoi
Järjestä asiat tärkeysjärjestykseen ja ylläpidä työlistaa koko ajan. Älä kuitenkaan lykkää asioita liikaa: myös ne ”vähemmän kiireelliset” jutut on hyvä hoitaa tehokkaasti. Näin pidetään yllä notkea läpimenokoneisto.
3. Ole oma-aloitteinen
Jos et ole varma jonkin asian etenemisestä, kysymällä se luultavasti selviää.
4. Kunnioita asiakasta ja työkaveria
Muista aina kiittää hyvin tehdystä työstä. Näin lisäät luottamusta ja hyvää fiilistä työyhteisössä.
Teksti: Sarita Rantala
